Nel vecchio regime il formulario si emetteva in quattro copie: la prima al produttore all'avvio, una al trasportatore, una al destinatario — e la famosa “quarta copia”, che il destinatario controfirmava e che doveva tornare al produttore entro tre mesi. Un giro di carta fatto di solleciti, smarrimenti e contenziosi.
Dal 13 febbraio 2025, con i nuovi modelli del D.M. 59/2023, il FIR è emesso in due sole copie: una resta al produttore, una viaggia col rifiuto e resta al destinatario. Ai soggetti indicati sul formulario viene poi trasmessa una riproduzione del FIR completato e sottoscritto dal destinatario — la copia di spettanza, che ha preso il posto della restituzione cartacea.
Il FIR emesso dai gestionali con vidimazione digitale si compone del Formulario (punti 1-12), del 2° foglio di integrazione (punti 13-17: trasbordi, sosta tecnica, annotazioni) e di un eventuale allegato, che serve solo in casi particolari — trasporti marittimi o ferroviari, più intermediari. Ai fini dell'archivio contano le prime due pagine, anche quando il secondo foglio è vuoto.
Il formulario incompleto o inesatto espone alle sanzioni dell'art. 258 del D.Lgs. 152/2006 (importi a quattro cifre, che raddoppiano per i rifiuti pericolosi). La buona notizia: gli errori materiali si sistemano con lettere di integrazione e rettifica ben fatte — parte del nostro lavoro quotidiano.
Criteria segue FIR, registri, RENTRI e MUD per trasportatori, produttori e impianti.